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“红头文件”是老百姓对“各级政府 机关（多指中央一级）下发的带有大红字 标题和红色印章的文件”的俗称。南北朝时期，我国就有红头文件了。 据《周书o苏绰传》载：“绰始制文案程 式，朱出墨人，及计账户籍之法。” “朱出 墨人”是指朝廷发出的文书是用朱（红 色）标，下面上呈的文书是用墨（黑色） 标，二者界限严明。我们今天使用的公文程式是遵循苏绰 之法制定的。由此计算，“红头文件”已 经有千年的历史了。
首先需说明的是一个完整规范的文件必须由文件头（也就是发文单位，但于文件的最上头）、文件编号、文件主体、发文单位、成文日期、主题词、抄送单位等要素组成。
我国各级党委、政府的文件，其最上面标注的是发文机关，由于我国官方都认为红色是最能体现我国国情的颜色（如国旗、党旗等），因此文件的发文机关都用红色标注（从中共中央、国务院到最基层的乡镇党委、政府），所以被人们俗称为“红头文件”。
当然也有特殊情况，如几个单位联合发文，因为一年到头这几个单位联合发文的情况不是很多，所以会临时出现用黑色来代替的情况。
